MK-CloudMailArchiv mit MailStore

Warum ist E-Mail Archivierung für Unternehmen Pflicht?

Als die E-Mail Mitte der 1990er Jahre als zusätzlicher Kommunikationskanal Einzug in die Geschäftswelt erhielt, konnte niemand ahnen, dass sie sich in relativ kurzer Zeit zum Kommunikationsmittel Nummer 1 entwickeln würde. Heute werden die meisten Dokumente, die früher per Brief oder Fax übermittelt wurden, per E-Mail versandt und empfangen. Selbst das Telefongespräch wird heute in vielen Fällen durch eine E-Mail ersetzt.

Es gibt kaum jemanden, der nicht überrascht ist, wenn er hört, wie viele E-Mails sein Unternehmen in einem Jahr versendet und empfängt. Aber nicht die Menge ist der Grund für eine Aufbewahrungs- und Archivierungsfrist, sondern der Inhalt. Es geht also nicht darum, generell alle E-Mails zu archivieren, sondern diejenigen, die geschäftsrelevante und damit steuerlich aufbewahrungspflichtige Informationen und Dokumente enthalten. Also genau die Inhalte, die früher in Papierakten aufbewahrt werden mussten, weil die Unternehmen sie per Post oder Fax versandten und erhielten. Die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen und deren Aufbewahrungsfristen sind zum größten Teil im Handelsgesetzbuch (HGB) unter § 257 geregelt, die Einführung von E-Mail als Kommunikationsmittel hat daran nichts geändert, denn diese Regelungen gab es schon vor der E-Mail. Die Pflichten und Gesetze sind also gleichgeblieben, nur das Medium hat sich geändert.

Deutlich wird dies bei der künftigen Verpflichtung von Unternehmen im Geschäftsverkehr zwischen Firmen (B2B), elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu erstellen. Für diese E-Rechnung gibt es mehrere fest vorgegebene Formate, die eines gemeinsam haben: Die E-Rechnungen müssen im Original elektronisch erstellt und elektronisch versendet werden. Werden diese Rechnungen nicht direkt von einem ERP-System versendet und dort archiviert, bleibt nur der Versand per E-Mail, wodurch die E-Mail Archivierung für diese Unternehmen unabdingbar wird.

Das Bundesministerium für Finanzen hat Regeln für die Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten in elektronischer Form aufgestellt. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, wurden erstmals 2014 veröffentlicht und lösten die davor gültigen Regelungen zu digitalen Unterlagen ab. Die GoBD selbst sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsvorschrift, die laufend aktualisiert wird und für alle dem Bundesfinanzministerium nachgeordneten Verwaltungsbehörden und Finanzämter verbindlich ist. Wenn sich also ein Unternehmen bei der Art und Weise der E-Mail-Archivierung an die Regeln der GoBD hält, kann es mit hoher Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass dies auch vom zuständigen Finanzamt anerkannt wird.

MK-CloudMailArchiv mit MailStore

Für das Produkt MK-CloudMailArchiv hat sich MK Netzdienste für MailStore als Technologiepartner und Softwarelieferant entschieden. MailStore, einst Pionier im Bereich der Standardsoftware für E-Mail-Archivierung, hat sich mit inzwischen über 100.000 Unternehmenskunden in mehr als 100 Ländern zu einem der weltweit führenden Hersteller von E-Mail-Archivierungslösungen etabliert. MailStore unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden.

MailStore erfüllt bei der Archivierung nicht nur die be-schriebenen GoBD, sondern ist auch nach DSGVO und IDW PS 880 zertifiziert. Das DSGVO-Zertifikat bescheinigt, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Datenverarbeitung eingehalten werden. Bei dem IDW PS 880 handelt es sich um einen Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer, der bei der Prüfung von Software-Produkten zur Anwendung kommt. Dieses Zertifikat zeigt demjenigen, dessen Aufgabe es ist eine Betriebsprüfung durchzuführen, dass bei dem Thema E-Mail-Archivierung mit einem reibungslosen Ablauf zu rechnen ist.

Neben der Rechtssicherheit hat die Einführung von MK-CloudMailArchiv viele weitere Vorteile: Bei Nut-zung eines eigenen E-Mail-Servers, kann dieser, mit der richtigen Archivierungsstrategie, deutlich entlastet werden. Es besteht z.B. die Möglichkeit, E-Mails ab einem bestimmten Alter automatisch vom Mailserver zu entfernen und den Anwendern über das E-Mail-Archiv zur Verfügung zu stellen. Damit sind die ständig stei-genden Anforderungen an die Prozessorleistung und den Speicherplatz der Mailserver hinfällig und es gibt keine Probleme mehr mit eventuellen Postfachbeschränkungen. Der Zugriff auf das Archiv ist jederzeit per Webclient und Outlook Add-in möglich. Die Suche in archivierten Mails erfolgt wesentlich genauer und schneller, wodurch die Produktivität der Anwender gesteigert wird. Es steht eine Volltextsuche zur Verfügung, die nicht nur den Betreff und den Text der E-Mail, sondern in den meisten Fällen auch den Text der Dateianhänge umfasst. Ist die gesuchte E-Mail gefunden, kann sie per Mausklick aus dem Archiv „wiederhergestellt“ werden. Dabei wird eine Kopie der archivierten E-Mail in dem Posteingang des jeweiligen Anwenders zur weiteren Bearbeitung abgelegt.

Je nach gesetzlichen und/oder Unternehmensvorgaben und Anforderungen können Individuelle Archivierungsstrategien konfiguriert werden. So können für unterschiedliche Arten von E-Mails unterschiedliche Aufbewahrungsfristen konfiguriert werden. Durch die Einrichtung einer so genannten Journalarchivierung werden alle E-Mails direkt beim Ein- und Ausgang archiviert. Damit ist sichergestellt, dass alle E-Mails unverändert archiviert werden. Diese Methode schützt auch vor Datenverlust durch versehentliches Verschieben und Löschen oder Verlust von E-Mails durch technischen Defekt. Zusätzlich geht das System sparsam mit dem Archivplatz um. So werden durch die sogenannte Deduplizierung gleiche Mails (z.B.: Mails an eine Empfängergruppe) nur einmal archiviert.

Vermeiden Sie Komplexität und hohe Kosten

Mit MK-CloudMailArchiv mit MailStore können Sie den Aufwand und die Kosten für die Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung auf ein Minimum reduzieren.

Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten

Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren

Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung

Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen

Auf Wunsch begleiten wir Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb Ihres E-Mail-Archivs in der Cloud.

Warum E-Mail-Archivierung in der Cloud?

Gegenüber der herkömmlichen Methode mit einem Server vor Ort bietet die E-Mail-Archivierung in der Cloud einige Vorteile. Zunächst erspart sich das Unternehmen die Investition in teure, redundante Serversysteme. Wenn man an Themen wie Einbruch, Diebstahl, Hackerangriffe und Schäden durch Feuer oder Wasser denkt, ist es natürlich ein großes Plus an Sicherheit, wenn sich die archivierten E-Mails außerhalb der Unternehmensräume befinden. Nicht zuletzt bindet der Betrieb der Infrastruktur für das E-Mail-Archiv keine Ressourcen der eigenen IT-Abteilung. Hier bleibt mehr Zeit für andere Projekte. Mittlerweile ist auch die Auslastung der Anbindung kein Argument mehr dagegen, da mit den heutigen Anschlüssen genügend Bandbreite zur Verfügung steht..

Wichtige Funktionen:

Mit MK-CloudMailArchiv mit MailStore können Sie den Aufwand und die Kosten für die Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung auf ein Minimum reduzieren.

Entlastung lokaler E-Mail-Server (archivierte Mails können aus Postfächern gelöscht werden)

Schnelle Suche und Speicherung von Suchaufträgen

Volltextindizierung von Anhängen

Einfache Wiederherstellung einzelner E-Mails aus dem Archiv

Bis zu 70% komprimierter Archivspeicher durch Deduplizierung

Hohe Akzeptanz bei Anwendern durch Integration in Outlook

Postfach-Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter können anderweitig verwendet werden

EAutomatische Bereinigung des Archivs bei Erreichen der Aufbewahrungsfrist

Faire Abrechnung – „Pay per Use“:

MK-CloudMailArchiv mit MailStore unterscheidet sich von den meisten vergleichbaren Lösungen. Die Abrechnung von MK-CloudMailArchiv erfolgt dynamisch, nach der Anzahl der angelegten Benutzer bzw. Archive und dem genutzten Speicherplatz.

Für jede angelegte Benutzerlizenz steht ein festes Speicherplatzkontingent zur Verfügung. Diese Speicherplatzkontingente werden summiert und stehen dem gesamten Cloud-Archiv für die Ablage aller E-Mails zur Verfügung. Für die Berechnung ist somit die Anzahl der Benutzerlizenzen und der gesamte Speicherplatz relevant. Im Regelfall ist die Summe der Speicherplatzkontingente ausreichend für das gesamte Archiv. Sollte dies nicht der Fall sein, wird für die Berechnung die Anzahl der zu berechnenden Benutzer erhöht, bis die Summe der Speicherplatzkontingente dem tatsächlich genutzten Speicherplatz entspricht.

Bei MK-CloudMailArchiv darf somit die Anzahl der zu archivierenden Postfächer und der Gesamtspeicherplatz je nach Nutzung variieren. Dies hat für den Kunden den Vorteil, dass nur das in Rechnung gestellt wird, was auch tatsächlich vom Kunden benötigt und genutzt wird - Pay per Use.